5 syytä miksi toimistolle paluun suunnittelua ei pitäisi jättää syksyyn

Elämme tällä hetkellä (2.6.2020) keskellä maailmanlaajuista koronapandemiaa ja olemme viettäneet useita kuukausia eristäytyen muista ihmisistä. Suurin osa toimistotyöntekijöistä on siirtynyt jo aikaisin keväällä etätöihin, ja etätyöstä on tullut uusi normaali. Viime päivinä koronarajoituksia on kuitenkin alettu vähitellen purkamaan ja toistaiseksi näyttää siltä, että syksyllä 2020 koittaa useimmilla paluu toimistolle.

Suunnittelijana olen erityisen huolissani ihmisistä ja yrityksistä ja siitä, kuinka vähän paluusta toimistoille keskustellaan ja kuinka sen suunnittelua ollaan monessa yrityksessä siirtämässä syksylle. On totta, että kukaan meistä ei tiedä, mikä tilanne koronapandemian kanssa on syksyllä 2020, mutta jos oletamme, että pandemia on syksyllä vähintään samassa tilassa kuin nyt tai hillitympi, on varmaa, että ihmiset alkavat vähitellen toivomaan paluuta toimistoille ja vasta syksyllä tähän reagoiminen on vähintäänkin haastavaa.

5 syytä miksi toimistolle paluun suunnittelua ei pitäisi jättää syksyyn:

1. Ihmisten yhteensovittamiseksi rakennetuissa tiloissa, turvallisuuden tunteen palauttamiseksi ja ihmisten ohjaamiseksi kohti erilaisia skenaarioita tarvitaan monialaista suunnittelua ja ennen kaikkea aikaa.

2. Tilojen optimaalinen hyödyntäminen eri skenaarioissa lähtee tilasuunnittelusta ja koronapandemiassa kaltaisessa tilanteessa myös viranomaisten suosituksista. Kokonaisuuden suunnittelu vie aikaa ja ennen varsinaista tilasuunnittelua on tarve käydä keskustelua niin johdon, HR:n, tilapäällikön ja mahdollisesti myös työntekijöiden kanssa. Eri skenaariot toteutuessaan saattavat aiheuttaa eriarvoisuutta tai vastustusta, johon on hyvä varautua.

3. Eri skenaarioiden viestimisestä päättäminen ja itse viestiminen vie aikaa. Ei ole millään tavalla perusteltua jättää työntekijää roikkumaan löysään hirteen epätietoisuuden kanssa siitä, palataanko toimistolle elokuussa vai ei. On sekä työntekijän että yrityksen edun mukaista tietää, millä tavalla palataan ja missä aikataulussa. Mitä toimenpiteitä tehdään ja missä järjestyksessä. Työntekijän henkilökohtaisen elämän päätösten kannalta (koulu, päiväkoti, muut järjestelyt) on tärkeää tietää, koittaako paluu toimistolle ja jos koittaa, millä tavalla.

4. Kiireessä syntyy helposti paniikkiratkaisuja ja tehdään hankintoja, jotka eivät perustu välttämättä terveelle järjelle tai harkinnalle. Kun on sen sijaan aikaa miettiä ja keskustella, syntyy erilaisia vaihtoehtoja ja tilannetta voidaan tarkastella rauhallisin mielin ikään kuin laatikon ulkopuolelta.

5. Syksyllä ihmisten tarve kohdata työtovereitaan on edelleen ennallaan, ehkä jopa suurempi kuin keväällä. Kesällä on ladattu akkuja ja syksyllä ollaan valmiita aloittamaan työt uudella innolla. On äärimmäisen tärkeää, että työhön paluu tuntuu työhön paluulta ja tarve kohdata työtoveri huomioidaan. Työn mielekkyyden ja turvallisuuden tunteen kannalta on tärkeää tietää, millaiseen toimistoon palataan. Onko siellä työpistettä tai onko työpiste siirretty? Saako kahvitaukoa viettää kahvitilassa ja jos saa, millaisin rajoituksin ja mitä muita rajoituksia toimistolla on käytössä?

Turvallinen toimistolle paluu vaatii keskustelua sekä johdon, HR:n että tilasuunnitteluun erikoistuneen henkilön kesken.

Keskustelu skenaarioista valmistelee henkilökuntaa toimistolle paluuseen

Eri skenaarioiden suunnittelu vie aikaa etenkin johdolta ja HR:ltä ja skenaarioihin perustuva tilasuunnittelu vaatii myös tilasuunnittelijan tarkastelua. Kaiken tämän pohjana on keskustelu eri vaihtoehdoista. Suunnitelmien ja eri skenaarioiden viestiminen henkilökunnalle vie aikaa ja myös mahdolliselle muutosvastarinnalle on hyvä antaa aikaa.

On yrityksen ja sen henkilökunnan etu tietää, mitä skenaarioita on odotettavissa kesäloman jälkeen ja millä tavalla ne toteutetaan. Jokainen meistä ymmärtää, että on lähes mahdotonta ottaa huomioon kaikkia skenaarioita, mutta yleisimmät niistä ovat maalaisjärjellä järkeiltävissä ja siten myös tilasuunnittelun, HR:n ja johtamisen keinoin ratkaistavissa. Tärkeää on kuitenkin ryhtyä suunnittelutyöhön riiittävän ajoissa, jotta tieto ja suunnitelmat ovat käytettävissä kaikilla osapuolilla oikea-aikaisesti ja myös mahdolliset tarvittavat lisäkalustehankinnat tms. ehditään toteuttamaan oikeassa aikataulussa.

Marika


Marika Ritala-Mäkinen

Tila- ja sisustussuunnittelija, yrittäjä

044 5376844, marika@luovisio.fi / luovisio.fi

Kirjoittaja on Suunnittelutoimisto Luovision tilasuunnittelija ja suhtautuu intohimoisesti yritystilojen suunnitteluun ja yritysten auttamiseen rakennetuihin tiloihin liittyvissä haasteissa.

Avainsanat: , , , , , ,